Hoạch định

1. TÌNH HUỐNG TIẾP CẬN

Mở một quán cafe cần bao nhiêu nhân viên?

Ameo nhớ lại thời mới tốt nghiệp ngành quản trị nhân lực, ngày đó ngành này còn mới nên ra trường rất khó xin việc. Công ty nước ngoài thì Ameo chưa đủ trình ngoại ngữ mà công ty Việt Nam thường đang xây dựng phòng nhân sự nên thường đòi hỏi người có kinh nghiệm.

Tìm mãi Ameo được chủ một quán cafe tuyển làm quản lý kiêm trợ lý nhân sự. Làm ở quán cafe dù không phải nguyện vọng của Ameo nhưng đây là cơ hội để cậu áp dụng kiến thức của mình cũng như làm dầy kinh nghiệm theo lộ trình công danh đã định.

Quán nơi Ameo làm có mặt bằng 150 m2 nằm trong khuôn viên một trường đại học. Khi Ameo nhận việc cũng là khi chủ quán mới ký được hợp đồng mở quán tại một trường đại học. Do là trợ lý nhân sự nên Ameo được yêu cầu tính số nhân viên cần tuyển. Xác định nhu cầu nhân lực là bài tập Ameo được làm rất nhiều khi còn làm trong trường đại học nên cu cậu rất tự tin là sẽ làm tốt công việc, Ameo xin phép sếp ba ngày để hoàn thành nhiệm vụ.

Sau khi được sếp đồng ý, Ameo bắt đầu bằng việc đến các trường có quán cafe để tìm hiểu.

Trước tiên Ameo quan sát công việc của nhân viên và thấy mọi nhân viên đều thực hiên toàn bộ các công việc của quán như pha chế đồ uống, làm đồ ăn, dọn dẹp, rửa bát, thu tiền… Về vấn đề này, sau khi quan sát Ameo ghi chú như sau: mỗi nhân viên đều đảm nhận toàn bộ công việc của quán, quy trình có nhiều điểm chưa hợp lý. Ameo cũng mô tả lại quá trình thực hiện công việc của quán.

Tiếp theo, Ameo tìm hiểu về khách hàng. Ngồi quan sát các quán cafe tương tự trong hai ngày Ameo nhận ra là khách hàng đa số là giảng viên và sinh viên của trường, họ thường ghé vào lúc đầu giờ và trong giờ nghỉ giải lao, đa số đều chỉ có khoảng thời gian từ 10 đến 15 phút để dùng đồ uống. Ameo cũng nhận ra là khách hàng sẽ chuyển sang quán khác hoặc không mua nữa khi quá đông. Ameo nhẩm tính số khách hàng và thấy là đầu giờ và giờ nghỉ có khoảng 30 khách hàng. Về vấn đề này, sau khi quan sát Ameo ghi chú như sau: 50 phút có một lượt 30 khách hàng, họ chỉ có thể dành 10 đến 15 phút để ăn hoặc uống, thời gian tối ưu để bán hàng là 15 phút đầu giờ và 10 phút giờ nghỉ.

Cuối cùng, Ameo quan sát về hoạt động của quán, Ameo thấy là khi có khách hàng vào thì nhân viên sẽ nhận yêu cầu, sau đó vào chuẩn bị đồ ăn uống, tiếp theo là mang ra cho khách và nhận tiền. Trong quá trình phục vụ, nếu thấy khách hàng dùng xong thì nhân viên sẽ nhanh chóng thu dọn và lau bàn. Về vấn đề này, sau khi quan sát Ameo ghi chú như sau: cách thức làm việc chưa khoa học làm tăng thời gian chờ đợi của khách và mô tả lại quá trình thực hiện công việc của quán.

Cũng về hoạt động của quán, khi quan sát về thời gian thực hiện công việc Ameo thấy là nhân viên thường dành từ 1 đến 2 phút để nhận yêu cầu từ khách, mất 30 giây đến hai phút để thực hiện một yêu cầu về đồ ăn hoặc uống nhưng đôi khi chần chừ nên lâu hơn, mất từ 1 đến hai phút để nhận tiền của khách. Về vấn đề này, sau khi quan sát Ameo ghi chú như sau: cần tối ưu hóa quy trình để giảm thời gian phục vụ và mô tả lại quá trình thực hiện công việc của quán.

Sau khi có được các dữ liệu cần thiết, Ameo tính toán và viết báo cáo gồm quy trình và yêu cầu nhân lực với nội dung chính dưới đây.
– Về quy trình: Học tập cửa hàng đồ ăn nhanh, khách hàng yêu cầu tại quầy, nhân viên nhận tiền và giao đồ cho khách tại quầy. Do khách hàng thường sử dụng hết thời gian nghỉ giữa giờ tại quán để ăn hoặc uống, cần thực hiện công việc dọn dẹp khi đã vào tiết và vắng khách. Đồ ăn và uống cần sơ chế sẵn và để chỗ hợp lý để giảm thời gian phục vụ xuống còn tối đa 1 phút trên một món đồ ăn hoặc uống.
– Về nhân lực: Mất khoảng 3 phút để phục vụ một khách hàng đơn lẻ, nếu khách đi theo nhóm thì thời gian phục vụ sẽ giảm 30%. Để phục vụ 30 khách hàng với mỗi khách hàng 3 phút thì cần 90 phút thực hiện công việc, để phục vụ được số khách hàng trong 10 phút thì cần 9 nhân viên. Do sinh viên thường đi theo nhóm, thời gian phục vụ giảm 30% nên cần 6 nhân viên là đủ. Về công việc khác của quán, sau mỗi đợt bán hàng còn khoảng 40 phút, đủ để làm việc và nghỉ ngơi.

Đây là phương án của Ameo, còn nhiều điều sẽ xảy ra với cậu trong những ngày tới.

2. DỰ BÁO NHU CẦU NHÂN LỰC

Dự báo nhu cầu nhân lực nhằm trả lời câu hỏi “Chúng ta cần bao nhiêu nhân lực” để có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ yêu cầu của doanh nghiệp. Xác định nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác quản trị nguồn nhân lực, thông qua hoạt động này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa đội ngũ nhân lực, giúp doanh nghiệp có đủ đội ngũ lao động để thực hiện công việc nhưng lại tránh dư thừa nhân lực gây lãng phí.

Ví dụ: Tại doanh nghiệp X, dự báo nhân lực giúp doanh nghiệp xác định là năm nay cần 44 nhân viên bán hàng và 4 cán bộ quản lý, năm tới doanh nghiệp sẽ cần 50 nhân viên bán hàng và 5 cán bộ quản lý. Nhu cầu nhân lực đối với doanh nghiệp X được khái quát trong bảng dưới đây.

Năm nay Năm tới
Nhân viên bán hàng 44 50
Cán bộ quản lý 4 5

Có rất nhiều phương pháp khác nhau giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu nhân lực. Có hai phương pháp thường được sử dụng là dự báo nhu cầu nhân lực dựa trên kế hoạch marketing của doanh nghiệp và dự báo nhu cầu nhân lực dựa trên thống kê số liệu nhân lực của doanh nghiệp.

a) Dự báo nhu cầu nhân lực dựa trên kế hoạch marketing

Với phương pháp này, để dự báo nhu cầu nhân lực chúng ta dựa trên các thông số về dự báo cung ứng của doanh nghiệp và năng lực thực hiện công việc của người lao động và phép tính đại số đơn giản. Khi chúng ta lấy dự báo cung ứng của doanh nghiệp chia cho năng lực của người lao động (nói cách khác thì đây là khả năng cung ứng của một người lao động) thì chúng ta sẽ xác định được số lao động cần thiết cho doanh nghiệp (để đơn giản chúng ta xem như năng lực của người lao động trong doanh nghiệp là bằng nhau, hoặc xem như tính toán dựa trên năng lực bình quân của người lao động).

Ví dụ:

–          Kế hoạch marketing của doanh nghiệp X hoạt động trong lĩnh vực phân phối chỉ ra là doanh nghiệp sẽ cung ứng khối lượng sản phẩm trị giá 660 triệu USD J trong năm nay

–          Về năng lực của người lao động, mỗi nhân viên bán hàng trong doanh nghiệp có thể bán được 15 triệu USD một năm.

–          Từ dự báo cung ứng trong kế hoạch marketing và năng lực người lao động của doanh nghiệp, chúng ta sử dụng phép tính đại số đơn giản 660/15 = 44 (lao động).

–          Trên thực tế, doanh nghiệp sẽ không xây dựng kế hoạch marketing cho một năm mà họ thường xây dựng kế hoạch trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch marketing trong năm năm, do vậy chúng ta cũng có thể tính được dự báo nhu cầu nhân lực trong năm năm.

Năm thứ 1 2 3 4 5
Dự báo cung ứng 660 759 986 1973 2565
Số nhân viên cần 44 50 66 132 171

Tìm hiểu thêm về marketing

b) Dự báo nhu cầu nhân lực sử dụng phương pháp thống kê

Trong tính toán nhu cầu nhân lực chúng ta cũng có thể dụng phương pháp thống kê nhằm tìm ra quy luật biến động nhân lực của doanh nghiệp và từ đó xác định được nhu cầu nhân lực doanh nghiệp cũng có.

Ví dụ: Dựa trên số liệu của doanh nghiệp X về số liệu nhân lực làm việc qua các năm (như bảng dưới đây) chúng ta sẽ tìm ra quy luật biến động nhân lực của doanh nghiệp đó.

Year Worker
2012 7210
2013 7287
2014 7291
2015 7312
2016 7348

Quy luật biến động nhân lực của doanh nghiệp Xđược thể hiện qua phương trình y = 30.1x – 53332, dựa trên phương trình này chúng ta có thể tiến hành dự báo nhu cầu nhân lực qua các năm.

Phương trình dự báo

Đây là phương pháp dự bảo rất hay, tuy vậy quá trình thống kê của tôi cho thấy để có thể dự báo chính xác thì các hoạt động của doanh nghiệp cần được tiến hành theo các nguyên tắc và tiêu chuẩn thống nhất. Việc tiến hành công tác quản trị nhân lực thiếu đồng bộ hoặc theo cảm tính sẽ dẫn đến sai số lớn trong qua trình dự báo do các biến động không theo quy luật.

Chung quy lại thì cho đến ngày hôm nay, đối với các hoạt động quản trị con người nói chung và với công tác dự báo nhu cầu nhân lực nói riêng, không có mô hình nào đưa ra định hướng tuyệt đối, sự tham của tư duy con người vẫn luôn hết sức cần thiết. Để có dự báo chính xác thì doanh nghiệp cần kết hợp nhiều phương pháp và người tiến hành cần có tư duy tốt.

3. HOẠCH ĐỊNH NHÂN LỰC

Bản thân hoạch định nhân lực xoay quanh vấn đề xác định nhu cầu nhân lực, tuy vậy chúng ta còn phải làm thêm một số việc sau khi xác định nhu cầu nhân lực.
Có hai công việc quan trọng cần làm sau khi xác định nhu cầu nhân lực, thứ nhất là phân tích GAP, thứ hai là đánh giá nguồn cung trong trường hợp thiếu hụt nhân lực.

a) Phân tích GAP

Phân tích GAP bản chất là so sánh giữa nhu cầu nhân lực và số nhân lực sẵn có của doanh nghiệp. Việc xác định nhu cầu nhân lực (trong phần 2) cho ta biết doanh nghiệp cần bao nhiêu lao động tại một thời điểm cụ thể, tuy vậy doanh nghiệp đang hoạt động sẽ có sẵn một lực lượng lao động và chúng ta cần phải tính đến lượng lao động này.

b) Đánh giá nguồn cung trong trường hợp thiếu hụt nhân lực

Sau khi phân tích GAP, doanh nghiệp cần bổ sung khi khi thiếu hụt nhân lực. Doanh nghiệp cần phân tích chất lượng nhân lực của nguồn cung và cụ thể hóa số lượng nhân lực cần bổ sung.

4. ỨNG DỤNG HỖ TRỢ

Với sự có mặt của các phần mềm ứng dụng, việc hoạch định nhân lực được tiến hành hết sức nhanh chóng.

Đây là một ứng dụng hỗ trợ công tác hoạch định chạy trên nền tảng Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.dl.newhrplan