Ameo

Ameo là một câu chuyện xuyên suốt về quản trị nhân lực. Thông qua câu chuyện, người đọc có thể hình dung các công việc chính của quản trị nguồn nhân lực trong mối liên hệ với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Ameo Hoạch định nguồn nhân lực

Ameo nhớ lại thời mới tốt nghiệp ngành quản trị nhân lực, ngày đó ngành này còn mới nên ra trường rất khó xin việc. Công ty nước ngoài thì Ameo chưa đủ trình ngoại ngữ mà công ty Việt Nam thường đang xây dựng phòng nhân sự nên thường đòi hỏi người có kinh nghiệm.Tìm mãi Ameo được chủ một quán cafe tuyển làm quản lý kiêm trợ lý nhân sự. Làm ở quán cafe dù không phải nguyện vọng của Ameo nhưng đây là cơ hội để cậu áp dụng kiến thức của mình cũng như làm dầy kinh nghiệm theo lộ trình công danh đã định.

Quán nơi Ameo làm có mặt bằng 150 m2 nằm trong khuôn viên một trường đại học. Khi Ameo nhận việc cũng là khi chủ quán mới ký được hợp đồng mở quán tại một trường đại học. Do là trợ lý nhân sự nên Ameo được yêu cầu tính số nhân viên cần tuyển. Xác định nhu cầu nhân lực là bài tập Ameo được làm rất nhiều khi còn làm trong trường đại học nên cu cậu rất tự tin là sẽ làm tốt công việc, Ameo xin phép sếp ba ngày để hoàn thành nhiệm vụ.

Sau khi được sếp đồng ý, Ameo bắt đầu bằng việc đến các trường có quán cafe để tìm hiểu. Trước tiên Ameo quan sát công việc của nhân viên và thấy mọi nhân viên đều thực hiên toàn bộ các công việc của quán như pha chế đồ uống, làm đồ ăn, dọn dẹp, rửa bát, thu tiền… Về vấn đề này, sau khi quan sát Ameo ghi chú như sau: mỗi nhân viên đều đảm nhận toàn bộ công việc của quán, quy trình có nhiều điểm chưa hợp lý. Ameo cũng mô tả lại quá trình thực hiện công việc của quán.

Tiếp theo, Ameo tìm hiểu về khách hàng. Ngồi quan sát các quán cafe tương tự trong hai ngày Ameo nhận ra là khách hàng đa số là giảng viên và sinh viên của trường, họ thường ghé vào lúc đầu giờ và trong giờ nghỉ giải lao, đa số đều chỉ có khoảng thời gian từ 10 đến 15 phút để dùng đồ uống. Ameo cũng nhận ra là khách hàng sẽ chuyển sang quán khác hoặc không mua nữa khi quá đông. Ameo nhẩm tính số khách hàng và thấy là đầu giờ và giờ nghỉ có khoảng 30 khách hàng. Về vấn đề này, sau khi quan sát Ameo ghi chú như sau: 50 phút có một lượt 30 khách hàng, họ chỉ có thể dành 10 đến 15 phút để ăn hoặc uống, thời gian tối ưu để bán hàng là 15 phút đầu giờ và 10 phút giờ nghỉ.

Cuối cùng, Ameo quan sát về hoạt động của quán, Ameo thấy là khi có khách hàng vào thì nhân viên sẽ nhận yêu cầu, sau đó vào chuẩn bị đồ ăn uống, tiếp theo là mang ra cho khách và nhận tiền. Trong quá trình phục vụ, nếu thấy khách hàng dùng xong thì nhân viên sẽ nhanh chóng thu dọn và lau bàn. Về vấn đề này, sau khi quan sát Ameo ghi chú như sau: cách thức làm việc chưa khoa học làm tăng thời gian chờ đợi của khách và mô tả lại quá trình thực hiện công việc của quán. Cũng về hoạt động của quán, khi quan sát về thời gian thực hiện công việc Ameo thấy là nhân viên thường dành từ 1 đến 2 phút để nhận yêu cầu từ khách, mất 30 giây đến hai phút để thực hiện một yêu cầu về đồ ăn hoặc uống nhưng đôi khi chần chừ nên lâu hơn, mất từ 1 đến hai phút để nhận tiền của khách. Về vấn đề này, sau khi quan sát Ameo ghi chú như sau: cần tối ưu hóa quy trình để giảm thời gian phục vụ và mô tả lại quá trình thực hiện công việc của quán.Sau khi có được các dữ liệu cần thiết,

Ameo tính toán và viết báo cáo gồm quy trình và yêu cầu nhân lực với nội dung chính dưới đây. – Về quy trình: Học tập cửa hàng đồ ăn nhanh, khách hàng yêu cầu tại quầy, nhân viên nhận tiền và giao đồ cho khách tại quầy. Do khách hàng thường sử dụng hết thời gian nghỉ giữa giờ tại quán để ăn hoặc uống, cần thực hiện công việc dọn dẹp khi đã vào tiết và vắng khách. Đồ ăn và uống cần sơ chế sẵn và để chỗ hợp lý để giảm thời gian phục vụ xuống còn tối đa 1 phút trên một món đồ ăn hoặc uống.- Về nhân lực: Mất khoảng 3 phút để phục vụ một khách hàng đơn lẻ, nếu khách đi theo nhóm thì thời gian phục vụ sẽ giảm 30%. Để phục vụ 30 khách hàng với mỗi khách hàng 3 phút thì cần 90 phút thực hiện công việc, để phục vụ được số khách hàng trong 10 phút thì cần 9 nhân viên. Do sinh viên thường đi theo nhóm, thời gian phục vụ giảm 30% nên cần 6 nhân viên là đủ. Về công việc khác của quán, sau mỗi đợt bán hàng còn khoảng 40 phút, đủ để làm việc và nghỉ ngơi. Đây là phương án của Ameo, còn nhiều điều sẽ xảy ra với cậu trong những ngày tới.

Xem thêm về lý thuyết

Ameo trả lương

Sau khi ra quán cafe bàn chuyện kế hoạch nhân sự, sếp quay sang hỏi Ameo về tiền lương sẽ trả cho đội nhân viên làm bán thời gian.Ameo: 19 nghìn một giờSếp: Có căn cứ gì không?Ameo: Lương sinh viên làm thêm trên thị trường hiện khoảng 12 đến 22 nghìn một giờ. Bình quân là 17 nghìn một giờ. Sinh viên giờ có nhu cầu đi làm thêm rất nhiều nên nguồn cung không thiếu, quán mình ở trong trường nên nhiều sinh viên sẽ thích làm do không phải đi xa mà điều kiện làm cũng tốt. Mình muốn tuyển sinh viên nhiệt tình năng động nên em quyết định trả cao hơn mức bình quân 10% nên là 19 nghìn một giờ.Sếp: Good, mà “trả cao hơn mức bình quân 10%” gọi là chiến lược trả công đúng không?Ameo: Vâng đúng!Sếp: Ok, nhất trí với phương án của cậu.

Ameo đánh giá công việc (Job Evaluation)

Sau khi làm trợ lý ở quán cafe được một thời gian, Ameo chuyển sang làm trưởng phòng nhân sự cho một công ty nhỏ. Trong doanh nghiệp hiện tại của Ameo, có đội ngũ nhân lực như sau:

Chức danhSố lượng
Giám đốc 1
Phó giám đốc 2
Trưởng phòng kinh doanh 1
Nhân viên kinh doanh 3
Trưởng phòng kế toán 1
Kế toán viên 1
Nhân viên lễ tân 1
Nhân viên tạp vụ 1

Công việc đầu tiên Ameo thực hiện tại công ty mới là đánh giá công việc (Job Evaluation). Quá trình đánh giá công việc được mô tả dưới đây. 

Để đánh giá giá trị công việc đối với từng nhân lực trong doanh nghiệp, do là doanh nghiệp nhỏ Ameo lựa chọn ba tiêu chí để đánh giá bao gồm yêu cầu về trình độ thực hiện công việc, yêu cầu về mức độ phức tạp của công việc, và yêu cầu kinh nghiệm cần có khi thực hiện công việc. Ameo sử dụng thang điểm 1200 nhằm đánh giá, thang điểm được phân bổ đồng đều mỗi tiêu chí 400 điểm, theo đó với mỗi tiêu chí sẽ được đánh giá thấp nhất 0 điểm và cao nhất 400 điểm.

Sau khi xác định tiêu chí, Ameo tiến hành phân bổ điểm đối với từng tiêu chí. quá trình phân bổ tiêu chí được trình bày dưới đây.

Đối với tiêu chí yếu cầu về trình độ thực hiện công việc, trước tiên Ameo xác định trình độ hiện có của đội ngũ nhân lực hiện tại của doanh nghiệp như sau:

Chức danhTrình độ hiện tại
Giám đốc Thạc sĩ
Phó giám đốc Cử nhân
Trưởng phòng kinh doanh Thạc sĩ
Nhân viên kinh doanh Cử nhân
Trưởng phòng kế toán Cử nhân
Kế toán viên Cao đẳng
Nhân viên lễ tân Cao đẳng
Nhân viên tạp vụ Tốt nghiệp cấp II

Sau khi tổng hợp thông tin về trình đội đội ngũ nhân lực trong doanh nghiệp, Ameo thấy trình độ nhân lực đang làm việc tại doanh nghiệp bao gồm: Thạc sĩ, cử nhân, cao đẳng, và trình độ phổ thông. Mức độ điểm đối với trình độ được Ameo phân bổ như sau:

Trình độMức điểm 
Thạc sĩ350
Cử nhân300
Cao đẳng250
Cao đẳng200
Tốt nghiệp phổ thông150

Đối với tiêu chí yếu cầu về mức độ phức tạp của công việc, trước tiên Ameo xác định mức độ phức tạp đối với các công việc hiện tại của doanh nghiệp như sau:

Chức danhMức độ phức tạp của công việc
Giám đốc Rất cao
Phó giám đốc Cao
Trưởng phòng kinh doanh Cao
Nhân viên kinh doanh Cao
Trưởng phòng kế toán Cao
Kế toán viên Trung bình
Nhân viên lễ tân Trung bình
Nhân viên tạp vụ Thấp

Sau khi tổng hợp mức độ phức tạp của công việc, Ameo thấy mức độ phức tạp của công việc cần chia thành bốn mức: Rất cao, cao, trung bình, thấp. Điểm đối với mức độ phức tạp của công việc được Ameo phân bổ như sau:

Mức độ phức tạp của công việcMức điểm 
Rất cao350
Cao300
Trung bình250
Thấp200

Đối với yêu cầu kinh nghiệm cần có khi thực hiện công việc, trước tiên Ameo xác định yêu cầu kinh nghiệm cần có khi thực hiện công việc hiện tại của doanh nghiệp như sau:

Chức danhYêu cầu kinh nghiệm cần có khi thực hiện công việc
Giám đốc Trên 5 năm
Phó giám đốc Trên 3 năm
Trưởng phòng kinh doanh Trên 3 năm
Nhân viên kinh doanh Trên 1 năm
Trưởng phòng kế toán Trên 3 năm
Kế toán viên Trên 1 năm
Nhân viên lễ tân Không yêu cầu kinh nghiệm
Nhân viên tạp vụ Không yêu cầu kinh nghiệm

Sau khi tổng hợp mức độ phức tạp của công việc trong doanh nghiệp, Ameo hệ thống yêu cầu kinh nghiệm cần có khi thực hiện công việc của doanh nghiệp theo bốn nhóm: Trên 5 năm, trên 3 năm, trên 1 năm và không yêu cầu kinh nghiệm. Điểm yêu cầu kinh nghiệm cần có khi thực hiện công việc được Ameo phân bổ như sau:

Yêu cầu kinh nghiệm cần có khi thực hiện công việcMức điểm 
Trên 5 năm350
Trên 3 năm300
Trên 1 năm250
Không yêu cầu kinh nghiệm200

Sau khi xây dựng các tiêu chí đánh giá, Ameo xác định giá trị với từng công việc như sau:

Chức danhTrình độMức độ phức tạp của công việcYêu cầu kinh nghiệmTổng điểm
Giám đốc Thạc sĩ

 

Điểm: 350

Rất cao

 

Điểm: 350

Trên 5 năm

 

Điểm: 350

1050
Phó giám đốc Cử nhân

 

Điểm: 300

Cao

 

Điểm: 300

Trên 3 năm

 

Điểm: 300

900
Trưởng phòng kinh doanh Thạc sĩ

 

Điểm: 350

Cao

 

Điểm: 300

Trên 3 năm

 

Điểm: 300

950
Nhân viên kinh doanh Cử nhân

 

Điểm: 300

Cao

 

Điểm: 300

Trên 1 năm

 

Điểm: 250

850
Trưởng phòng kế toán Cử nhân

 

Điểm: 300

Cao

 

Điểm: 300

Trên 3 năm

 

Điểm: 300

900
Kế toán viên Cao đẳng

 

Điểm: 250

Trung bình

 

Điểm: 250

Trên 1 năm

 

Điểm: 250

750
Nhân viên lễ tân Cao đẳng

 

Điểm: 200

Trung bình

 

Điểm: 250

Không yêu cầu

 

Điểm: 200

650
Nhân viên tạp vụ Tốt nghiệp P.thông

 

Điểm: 150

Thấp

 

Điểm: 200

Không yêu cầu

 

Điểm: 200

550

Sau khi xác định giá trị công việc từng chức danh theo thang điểm 1200, Ameo tiếp tục tiến hành xây dựng bảng lương cho doanh nghiệp. Để không quá tải về thông tin, quá trình xây dựng bảng lương của Ameo sẽ được đề cập trong bài tiếp theo. 

Ameo tính bảng lương

Sau khi xác định giá trị công việc từng chức danh theo thang điểm 1200, Ameo tiếp tục tiến hành xây dựng bảng lương. 

Việc tiếp theo Ameo làm là đi khảo sát lương trên thị trường. Do xây dựng lương cho doanh nghiệp rất nhỏ, anh quyết định chỉ khảo sát mức lương của một vị trí rồi lấy đó làm cơ sở tính lương các vị trí còn lại. Sau khi cân nhắc trong số các chức danh hiện tại của doanh nghiệp, chức danh trưởng phòng kế toán có mô tả công việc giống với các doanh nghiệp khác nên Ameo quyết định khảo sát mức lương đối với công việc này. Sau khi khảo sát, Ameo tính được mức lương trung bình của trưởng phòng kế toán là 18 triệu/ tháng.

Từ lương bình quân của trường phòng kế toán, Ameo tính mức lương tương ứng với 01 điểm giá trị công việc. Ameo lấy 18 triệu chia cho 900 được 20000, đây là mức lương đối với 01 điểm giá trị công việc. Để tính lương từng công việc, Ameo lấy mức lương của một điểm công việc nhân với giá trị của công việc đó. Bảng lương của doanh nghiệp sau khi tính toán như sau:

Chức danhGiá trị công việcGiá trị 1 điểmLương
Giám đốc 1050200001050 x 20000

 

= 21 triệu

Phó giám đốc 90020000900 x 20000

 

= 18 triệu

Trưởng phòng kinh doanh 95020000950 x 20000

 

= 19 triệu

Nhân viên kinh doanh 85020000850 x 20000

 

= 17 triệu

Trưởng phòng kế toán 90020000900 x 20000

 

= 18 triệu

Kế toán viên 75020000750 x 20000

 

= 15 triệu

Nhân viên lễ tân 65020000650 x 20000

 

= 13 triệu

Nhân viên tạp vụ 55020000550 x 20000

 

= 11 triệu

Sau khi tính bảng lương, Ameo tính tổng số tiền trả lương và thấy số tiền này nằm trong giới hạn cho phép. Ameo tiếp tục cân nhắc về mức lương và thấy doanh nghiệp hiện có quy mô nhỏ, yêu cầu nhân viên không có gì đặc biệt nên có thể trả lương theo mức bình quân trên thị trường. Sau khi kiểm tra và cân nhắc, Ameo chốt bảng lương và lên trình giám đốc. 

Ameo mang lên trình giám đốc, giám đốc khá hài lòng, tuy vậy giám đốc hỏi Ameo về hai vấn đề, thứ nhất là “mức lương phó giám đốc thấp hơn trưởng phòng kinh doanh có vấn đề gì không?”, thứ hai là “khi tuyển một nhân viên đảm nhận công việc hoàn toàn mới thì phải làm thế nào. Trước vấn đề giám đốc đưa ra, với vấn đề thứ nhất Ameo đề xuất tăng lương phó giám đốc lên 19.5 nhằm đảm bảo lương cán bộ quản lý cao hơn nhân viên, với vấn đề thứ hai, Ameo đề xuất sẽ xây dựng bảng lương theo ngạch bậc trong thời gian tới. Giám đốc chấp nhận để đưa bảng lương mới vào vận hành.

Ameo xây dựng bảng lương theo ngạch bậc

Mặc dụ bảng lương Ameo xây xong được giám đốc và nhân viên trong công ty ủng hộ nhiệt tình, việc áp dụng bảng lương loại này sẽ rất phức tạp khi doanh nghiệp có nhiều nhân viên. Với lý do này, Ameo tiếp tục xây dựng bảng lương theo ngạch bậc.  

Để xác định ngạch & bậc lương, Ameo chia đối tượng lao động trong doanh nghiệp thành ba nhóm, nhóm thứ nhất là nhóm quản lý cấp cao bao gồm giám đốc và phó giám đốc, nhóm thứ hai bao gồm trưởng phòng kinh doanh và trưởng phòng kế toán, nhóm thứ ba bao gồm các nhân viên. Tương ứng với ba nhóm sẽ là ba ngạch lương bao gồm: ngạch lương cán bộ quản lý cấp cao, ngạch lương cán bộ quản lý và ngạch lương nhân viên. Dựa trên giá trị công việc hiện tại, Ameo các ngạch lương và bậc lương như trong bảng dưới đây.

 Ngạch lương   quản lý cấp caoNgạch lương   quản lýNgạch lương   nhân viên
Bậc 4xx850
Bậc 3xx750
Bậc 21050950650
Bậc 1900900550

Với bảng trên có thể hiểu là lương của doanh nghiệp bao gồm ba ngạch bao gồm ngạch cán bộ quản lý cấp cao, ngạch cán bộ quản lý và ngạch nhân viên. Mỗi ngạch lương của doanh nghiệp được chia thành các bậc như sau: ngạch cán bộ quản lý cấp cao gồm hai bậc lương tương ứng với mức điểm 1050 và 900, ngạch cán bộ quản lý gồm hai bậc lương tương ứng với mức điểm 950 và 900, và ngạch nhân viên gồm bốn bậc lương tương ứng với mức điểm 850, 750, 650 và 550. 

Lương theo ngạch bậc có ưu điểm là chúng ta có thể nhanh chóng bổ nhiệm người lao động vào một ngạch/bậc, ví dụ bổ nhiệm chi Romeo vào bậc 2 ngạch nhân viên với mức lương tương ứng là 13 triệu một tháng. Phương thức này giúp công tác trả lương được tiến hành nhanh chóng và linh hoạt.

Bảng lương trên mới hiện mới chỉ là bảng lương phác thảo, Ameo sẽ tiếp tục hoàn thiện bảng lương trong câu chuyện tiếp theo. 

Ameo hoàn thiện bảng lương theo ngạch bậc

Về cơ bản, trong phần trước Ameo đã xây dựng xong hệ thống lương theo ngạch bậc, tuy vậy hệ thống lương này vẫn còn những nhược điểm như các bậc lương chưa đủ linh hoạt, giá trị công việc tính theo thang điểm 1200 tỏ ra cồng kềnh và không đẹp mắt. 

Nhìn lại bảng lương đã xây dựng trong phần trước có thể thấy, khoảng cách giữa bậc thấp nhất và bậc cao nhất của ngạch quản lý cấp cao là 150 điểm giá trị công việc (1050 – 900), khoảng cách giữa bậc thấp nhất và bậc cao nhất của ngạch quản lý là 50 điểm (950 – 900), khoảng cách giữa bậc thấp nhất và bậc cao nhất của ngạch nhân viên là 300 (850 – 550). Các khoảng cách này tương đối hẹp khiến cho công tác trả lương kém linh hoạt. 

Để tạo thêm các bậc lương, Ameo quyết định kéo dài khoảng cách tối thiểu và tối đa của các ngạch lương thêm 10% (120 điểm). Theo đó, khoảng cách giữa bậc thấp nhất và bậc cao nhất của ngạch quản lý cấp cao là 390 điểm giá trị công việc  (từ 780 đến 1170), khoảng cách giữa bậc thấp nhất và bậc cao nhất của ngạch quản lý là 290 (từ 780 đến 1020), khoảng cách giữa bậc thấp nhất và bậc cao nhất của ngạch nhân viên là 540 (từ 430 đến 970). 

Để tạo các bậc lương mới, Ameo xác định dựa trên nguyên tắc các bậc lương chênh nhau 6% tương đương 72 điểm giá trị công việc. Các ngạch và bậc mới được tính như sau:

 Ngạch lương   quản lý cấp caoNgạch lương   quản lýNgạch lương   nhân viên
Bậc 8  934
Bậc 7  862
Bậc 61140 790
Bậc 51068 718
Bậc 4996996646
Bậc 3924924574
Bậc 2852852502
Bậc 1780780430

Nhìn vào bảng lương có thể thấy lương của một vị trí được tính tương đương số điểm giá trị công việc nhân với số tiền người lao động nhận được tương ứng với một điểm công việc (20000 – đã tính ở phần trước). Ví dụ như bậc 1 ngạch nhân viên với số điểm 430 sẽ nhận được mức lương 430 x 20000 = 8600000. 

Đến đây, bảng lương đã thành hình, tuy vậy điểm giá trị công việc khá lớn rối mắt. Để giải quyết việc này, Ameo quyết định chia điểm giá trị công việc cho 100, đến đây Ameo cũng không gọi là điểm giá trị công việc nữa mà thay bằng tên gọi mới là “Hệ số lương”. Để tính được tiền lương theo hệ số tiền lương thì theo toán học sẽ phải nhân giá trị của một điểm công việc lên 100 lần, theo đó 20000 x 100 = 2000000, con số này cũng có tên gọi mới là “lương cơ sở”.

Bảng lương hoàn thiện như sau:

 Ngạch lương   quản lý cấp caoNgạch lương   quản lýNgạch lương   nhân viên
Bậc 8  9.34
Bậc 7  8.62
Bậc 611.4 7.90
Bậc 510.68 7.18
Bậc 49.969.966.46
Bậc 39.249.245.74
Bậc 28.528.525.02
Bậc 17.807.804.30

Lương của một vị trí giờ sẽ được tính theo công thức lương cơ sở nhân với hệ số lương. Ví dụ bậc 1 ngạch nhân viên có hệ số lương 4.3, mức lương nhận được sẽ là 4.3 x 2000000 = 860000, kết quả không đổi so với bảng phía trên nhưng việc tính toán tiện lợi hơn nhiều. 

%d bloggers like this: